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办理在美国大学留学的学位证书与成绩单的领事认证

2017年6月26日修订

一、“留学证明”,“学位证明”是怎么回事?

我们常常接到电话与电子邮件询问办理“留学证明”与“学位证明”认证的问题。其实这里有两种不同的“留学”与“学位”证明,一种是领馆教育组出具的《留学回国人员证明》,另外一种是美国大学出具的《学位证书》,《成绩单》等等。

领馆教育组出具的《留学回国人员证明》

这个《留学回国人员证明》主要用于国内落户,子女入学,申请科研启动费,创业时享受相关优惠政策,以及购买免税品(如汽车) 。

凡在国外正规大学、研究机构注册学习、攻读学位以及从事进修、合作研究、学术访问等满六个月的留学人员,回国定居前均可向中国驻当地领馆教育组申请办理《留学回国人员证明》。这个证明的内容包括你在美国学习进修的学校,时间,获得的学位等等。

大部分人要办理的可能是这一种。如何办理请见相关领馆教育组的网站。本社没有办法帮忙。

美国大学出具的《学位证书》,《成绩单》

这个就比较明确,是由美国大学官方出具的,具有法律效力的《学位证书》(diploma)与成绩单(official transcripts)。有些学校也出具所谓的“Education Verifications”(应该相当于学历证明)。 这些文件一般由学校的Office of Registrar签发。

了解了这两类留学证明文件的区别,您就可以决定到底办什么了。如果还不清楚,我们建议您先与中国有关部门沟通,看什么文件符合它们的要求。

二、如何从美国大学办理符合领事认证要求的《学位证书》,《成绩单》

在与美国大学的Office of Registrar联系办理《学位证书》(diploma),《成绩单》(transcripts)的时候,请一定要告诉他们文件需要拿到中国去用,需要办理州务卿与领事馆认证,因而要他们同时办理公证(notary)

一般来说,留学生较多的学校都可以网上操作。学校网上会有详细步骤。

学位证一般比较大,用专用纸张制作。但学校提供的公证过的学位证不必须是与正规学位证一样大小与纸张。大多数学校是像图一中显示的一样,教务处与公证员在学位证书复印件反面(或另外一张纸上)签字与公证。这份经过教务处与公证员签字的学位“复印件”就成为了本页中所说的办理认证的“原件”

deploma certification
Fig 1, 这里是德州一所大学的《学位证书公证样本》(反面),其正面是学位证书的复印件。 Back side of a sample diploma properly executed for the purpose of authentication to be used in China, from a Texas university. The front side is a photo copy of the diploma.

根据我们掌握的信息,绝大多数州的要求都是如此。如果您觉得您的州有例外(有更简单的方法),请您自己去查询清楚。 鉴于这一步太多人询问详情,我们在本页底部增加了一个《附录》专门以实例来讲述州务卿办公室的要求

用学位证原件还是复印件来办理认证?

如果有可能,应该尽量要求学校用复印件。
  1. 只要学校教务处签字然后公证了,不管是学位证书复印件还是原件,效力都一样,没有区别。
  2. 学位证书原件通常较大,纸张厚,在以后认证过程中很麻烦。复印件在复印过程中可以缩小到普通纸张大小。
  3. 州务卿认证页通常是普通纸张,订在学位证上。如果是原件,由于纸质不同,领馆处理,邮寄及您以后使用过程中州务卿认证页可能会脱落。
请注意,比普通纸张大的文件在递交到领馆认证的时候必须折叠起来。即使文件不大,也不能保证领馆在处理过程中不折叠。因此不要期望您提供的学位证在认证之后还像新的一样。

三、办理学位证书成绩单领事认证的基本程序

1. 从学校办理学位证成绩单,需要学校同时办好公证。

1a. County clerk认证(绝大多数州不需要这一步)

  • 部分州(Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland)要求申办州务卿认证之前,先向COUNTY CLERK申请认证。而且一般只限于公证员公证过的文件。
  • 这一步也需要您自己去办理。

2. 州务卿认证

  • 鉴于客户要求,我们于2012年9月开始代办州务卿认证这一步。
  • 这一步您也可以自己去办理。当然我们欢迎您通过我们代办。

3. 【仅限于华盛顿DC大使馆辖区】美国国务院认证

  • 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证,需要办理美国国务院认证。
  • 其它领馆辖区州的文件,比如休斯顿领馆辖区州,不需要这一步。

4. 中国驻美领事馆认证

  • 领事认证需要严格按领馆辖区范围办理,因为每个州的州务卿签字与印章只在一个领馆备案。
  • 决定在哪个领馆申请认证时,应该看学位证成绩单是哪个州签发的,而不是您现在的居住地。

四、通过本社代理申请学位证成绩单领事认证的详细步骤

本社通常代办休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX,PR)及华盛顿DC中国大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY)的文件的领事认证。其它州的文件如果需要本社代办,可以在州务卿认证后,加办美国国务院认证,然后到DC大使馆认证。

  1. 请在网上填写《一品签证服务社订单》
    • 如果同时做FBI无犯罪记录(DC大使馆处理)及休斯顿领馆辖区的学位认证,请分开填两个订单,否则会延误。
  2. 打印订单确认页。 订单确认页上有您的订单号,我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
  3. 将下面《办理学位证成绩单认证需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
  4. 寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。
  5. 我们收到您的申请材料后,将检查材料是否齐全,符合领馆要求,然后送交领事馆,取件后立即邮寄回给您。

五、通过本社代理申请学位证成绩单领事认证需要的时间与费用

1. 领事认证领馆(大使馆)的处理时间为4个工作日,领事费为$25;本社服务费$39.96(超过2份文件另有优惠)。

2. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等,本社服务费也是$39.96,外加来回邮寄费。

3. 美国国务院认证(休斯顿领馆辖区不需要这一步)时间4天,费用$8,本社服务费$39.96。

六、办理学位证成绩单认证需要提供的文件材料

  1. 一品签证服务社订单确认页。
  2. 《公证认证申请表》一份,申请人填写并签名。
  3. 申请人护照复印件(只需要照片资料页)。
  4. 【非美国公民申请人,目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件(如绿卡,I-20,或者H1B等)的复印件。
  5. 【中国公民申请人,目前在中国的】请提供一份签字的简短说明,如我们于某年某月回国,目前居住何处,现在办学位证成绩单认证是因为yy原因。
  6. 要认证的文件(学位证成绩单)“原件”。
  7. 要认证的文件(学位证成绩单)复印件。如果已经办好州务卿认证,复印件也需包括州务卿认证页。注意复印时候不要拆开订书钉,否者文件失效。

七、【台湾使用】台北经济文化办事处办理成绩单及毕业证书的文件证明(认证)

台北经文处办理成绩单及毕业证书的文件证明与各国通行的做法不一样,它不通过州务卿认证,而是由经文处直接与相关学校确认,然后出具证明。 需要提供的文件材料有

  1. 有效中华民国或美国护照复印件
  2. 文件证明申请表
  3. 查证学籍授权信(Letter of Authorization)
  4. 有学校签封的成绩单(Official Transcript)(成绩单在密封的信封内,封口处有签名/盖章)
  5. 毕业证书「正本」(原件)

八、常见问题

问: 我目前居住在中国,需要办理学位证成绩单(结婚证,离婚证,出生证)认证,你们能够代理吗?

答: 可以,有关问题请参照《代理目前居住在中国的出生证结婚证等文件认证》

问: 学校提供电子版的成绩单,学位证书,可以用来办理认证吗?

答: 目前还不行。据我们所知,所有州务卿都需要学校registrar与公证员用笔签字的文件(signature in ink with "pen in hand”)。

问: 我毕业于Georgia的一所大学,现在搬家到Florida,我能在Florida找个公证员公证我的学位证与成绩单吗?

答: 严格来讲,学位证书与成绩单需要学校教务处的registrar签字,因此只能在学校所在州公证。有些人自己找人复印公证学位证书与成绩单,最后也成功办好了领事认证。但这不是正规做法,风险很大,我们不推荐这样办。

问: 学校寄给我一个密封的信封,里面有成绩单(学位证书)。我可以直接拿来办理认证吗?

答: 一般来说,经过公证的文件(包括成绩单,学位证书),不必要密封。如果密封,很可能没有经过公证,因而不能用来办理认证。

问: 但是那个信封封口处有公证员的签名与印章,也不行吗?

答: 不行 -- 没有例外。经过公证的文件(包括成绩单,学位证书),不必要密封。州务卿认证时,只认文件本身是否经过公证。州务卿不会认证一个密封的信封的。

问: 那么我可以把那个密封的信封寄回学校办理公证吗?

答: 一般不可以,因为学校的Registrar理论上应该当公证员的面签字才有效。当然实际可能有变通。请与学校联系。

问: 学校说只能提供签名封口的成绩单,学位证书怎么办?

答: 请您自己与学校协商解决。您可以与州务卿联系,得到回复后转给学校。

九、附录:如何办理成绩单,学位证书 -- 州政府的要求实例

大多数州在公证员培训的相关资料中都有关于如何办理成绩单,学位证书的介绍,但网上能找到的官方资料不多。现以State of Oregon的要求为例说明。为了方便您引用,特使用英文:

  1. The school records office (registrar) certifies to the record in the presence of the notary.
  2. The notary public notarizes that statement.
  3. The notarized transcript or diploma is sent to the Secretary of State for authentication/apostille.
下面是Oregon Secretary of State提供的一个样本(“statement”):
I, _____________, the (school registrar/principal) of _____________ (name of school) hereby certify that this is the true and original (or correct photocopy of) (diploma/school transcript) for _____________________ (student's name).

______________________
Signature of School Official

 

State of Oregon
County of __________

This _____ day of ______________, ___________, before me personally appeared _______________ (school registrar/principal) and signed the above statement.

____________________________

Notary Public for the State of Oregon

请特别注意,学校registrar certify的可以是学位证成绩单原件,也可以是复印件。许多学校学位证原件非常大,这样弄个复印件缩小到一张纸大小就行了。


2013年2月8日初版
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