商务文件的海牙认证

在中国开办公司，需要提供公司注册与运营文件的海牙认证。本页将介绍如何获取这些文件以及如何办理海牙认证。在其它商务活动中，比如商务纠纷，诉讼，质检报告与索赔，商务委托等，也会有文件需要海牙认证。商务委托书，声明书的格式与普通个人民事委托书，声明书是一样的，认证程序也是一样的。如何起草商务委托书，声明书等，请参照相应的普通个人民事委托书声明书网页。

一、需要认证哪些文件

在中国从事商务活动，比如开办公司，可能需要办理以下文件：

1. 公司注册文件 Articles of Incorporation （或者叫certificate of formation）
2. 公司运营证明文件。这个文件在不同州有不同的叫法，通俗的叫法是Goodstanding，有的州叫Certificate of Facts，Certificate of Status。
3. 银行证明 Bank letter
4. 董事会决议
5. 公司人事任免信（如驻中国代表任免）
6. 委托书，质检报告等

请一定先搞清楚中方有关部门需要什么文件，每个文件要多少份。我们常见到先办一两个文件然后又来补办其它文件的。

二、如何获取有关文件

1. 公司注册文件 Articles of Incorporation: 一般在州务卿Secretary of State里面的Corporate Division办理。建议委托本社代为申请。
2. 公司运营证明文件Goodstanding或Account Status：每个州不一样。多数州是在州务卿Secretary of State里面的Corporate Division办理。建议委托本社代为申请。
3. 银行证明 Bank letter：提供公司银行账户的基本信息，如户头，开户日期，存款状况等信息。该证明由银行主管在公证员面前签字。这个需要您自己去银行办理。
4. 董事会决议由多位董事签字，一般很难让他们在同一时间在公证员面前签字。比较可行的办法是单独签字后，由公证员做一个决议的true copy。见《复印件与原件相符》。
5. 公司人事任免信（如驻中国代表任免），委托书，声明书，质检报告等，一般只涉及到一个人，可以由当事人在公证员面前签字公证，按委托书power of attorney，声明书affidavit办理即可。质检报告如果以前已经签发，也可以由公证员做true copy。
6. 注意所有公证文件必须有完整的公证词（acknowledgment），不是简单的公证员签个名盖个章就行，否则领馆不予认证。公证词样板可以在声明书认证（如何起草声明书）一页找到。

三、通过本社代理申请商务文件海牙认证的详细步骤

1. 取得原始文件。

• 政府签发的articles of incorporation (certificate of formation), good standing (certificate of status)文件：建议通过本社获取，本社只额外收$20-50的服务费。
• 公证文件，如银行证明，董事会决议，委托书，声明书等，需要自己准备好。见上面（二、如何获取有关文件）。

2. County认证（绝大多数州不需要这一步）

• Kentucky, Tennessee, Maryland, New York州要求COUNTY CLERK（或Court Clerk）认证（notary certification or authentication）。
• 只有银行证明Bank letter以及委托书声明书等经过公证的文件需要这一步；政府部门出具的Articles of incorporation等文件不需要这一步。

• 请在网上填写《一品签证服务社订单》：

  新建订单

• 打印订单确认页。 订单确认页上有您的订单号，我们的邮寄地址，付款信息（含信用卡付款）等。
• 将《需要做海牙认证的文件原件》与一品订单确认页邮寄给我们。如果是通过我们order的政府文件（certificate of formation, certificate of fact等），则不需要提供任何材料，付款后我们即开始办理。
• 寄出申请后，请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统，这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件，若有异常可以及时发现。
• 我们收到您的申请材料后，我们立即办理，办好后邮寄给您。

四、通过本社代理申请商务文件海牙认证需要的时间与费用

1. 一般2-4周。政府费用$5-30不等，外加服务费$52.96。
2. 超过一份服务费有优惠（20-50%）。详情见下面简易计算器。
3. Texas, Delaware州注册文件如果通过我们order并办理海牙认证，一般7-10天可以办好。

公司注册文件（Articles of Incorporation）与公司运营证明文件（Goodstanding，Certificate of Facts或Certificate of Status）比较特殊，每个州有不同的要求。建议客户委托本社代为办理（获取）。这一步的政府（州务卿）收费不等（$10-50）；如果与海牙认证一起办理，本社只收取每份$20（三份及以上flat rate $50）的额外服务费。