中国驻美领事馆办理领事认证手续程序

2012年2月5日修订

如果您在犹豫是该办理领事公证还是领事认证，请先看《公证与认证的相同与不同之处》。
办理领事认证是比较复杂的事情。如果您是第一次办理领事认证，请务必花上5－10分钟时间，将本页认真读完，这样反而节省时间。70－80％的问题都可以在本页找到答案。
对于大家常用到的几类认证，还需要阅读相应的专题介绍网页。

一、什么是领事认证，如何收费

领事认证（document authentication）是一国的外交、领事机关在公证文书上证明公证机关或认证机关的最后一个签名和印章属实。办理领事认证的目的是使一国出具的公证文书能为另一国有关当局所承认，不致因怀疑文件上的签名或印章是否属实而影响文书的域外法律效力。

送往中国使用的有关文书，可按以下要求向大使馆、总领事馆申办认证。本社可为代办休斯顿领馆辖区的认证，普通申请领馆处理时间为4个工作日，领事费为$20（涉及商务的$40），本社服务费$31.96（超过5份文件另有优惠：办理签证认证服务费列表，总费用计算器）。

二、那些文件可以办理领事认证

几乎所有的有法律效力的文件都可以办理认证，常见的有以下几类：

司法或政府文件认证：法庭判决、出生证、结婚证，离婚证，无犯罪记录等
委托书，声明书、诉状等签字属实认证：如遗产继承，财产赠与，个人房屋转让和买卖，儿童寄养，以及离婚诉讼的委托书
公司商业文件认证：公司注册文件，财务，税务文件，合同等
文件复印件与原件相符认证：如护照，发票，出货单，电子邮件email等（见certify a true copy of document）

三、常用领事认证的专题介绍

对于大家常用到的几类认证，我们有更加深入的专题介绍。但这些专题只讲特殊注意的地方以及提供样板，办理认证的基本程序应当参照本页的说明。

房屋买卖，民事诉讼等委托书认证（含如何起草委托书）
出生证与儿童寄养委托书的领事认证
赴华结婚单身证明
留学人员单身证明
复印件与原件相符（certified true copy），包括email打印后认证

四、办理领事认证的基本程序（所谓“三级认证”）

办理认证，简单地说就是，公证员证明你在文件上的签名是真的，然后州务卿说公证员的签名是真的（公证员的签名在州务卿处有备案），最后中国领事馆的领事说州务卿的签名是真的（州务卿的签名在相应辖区的领事馆有备案）。这样文件拿到中国去中方就相信是真的了。所以，认证一般有三步：

1、文书首先由当地公证员（Notary Public，公证员或称地保官）公证；

部分司法或政府文件的原件，如法庭判决、出生证、结婚证、公司注册文件等无须经过公证即可直接送州务卿办公室认证。有关详情请与所在州的州务卿办公室联系。

2、您所在州州务卿（Secretary of State）认证

这一步的办理方法与所需文件材料请参考《各州州务卿办公室的网页》。每一个州要求略有不同，但都可以邮寄办理或者直接去办理。收费5-20美元。
注意：部分州要求先向COUNTY CLERK申请认证，再申办州务卿认证。

3、中国驻美各总领馆认证

由于每个州的州务卿的签字与印章只在一个领馆备案，申请人应向文件出处州相应的中国总领馆提交申请。比如您现住加州，要办德州的出生证认证，需要在休斯顿领馆办理认证。
本社在休斯顿地区，只能够代办休斯顿领馆辖区的认证。
驻休斯敦总领事馆领区为美南八州：阿拉巴马（Alabama）、阿肯色（Arkansas）、佛罗里达（Florida）、佐治亚（Georgia）、路易斯安娜（Louisiana）、密西西比（Mississippi）、俄克拉荷马（Oklahoma）、德克萨斯（Texas）。
上述八州州务卿办公室联系方式

本社一般只代理休斯顿领馆认证这一步。对于实在不方便自己做州务卿认证那一步的（如目前居住在中国的），本社也可以代办，请参照《代理目前居住在中国的出生证等认证》。

通过本社代理认证的具体操作详细步骤请见本页下部。

五、办理领事认证所需文件材料

1、《公证、认证申请表》（G1）一份。请注意：

申请人为经手办理认证申请的人，不一定非要（但最好是）与认证文件有直接关系。比如办理公司文件认证，经办人（如秘书）就可以当申请人，而不一定要公司CEO当申请人。
G1申请表上“文件内容”一栏只列您需要认证的文件名称（即州务卿办公室寄回来的文件的名称），而不能列出其他辅助材料，申请人护照复印件等。
若需要认证的文件超过5份，也只需要填一份申请表，将文件名称一一列在“文件内容”一栏即可。如果两份文件相同，括号注明两份即可，不必重复列入。

2、申请人护照复印件（复印带照片的资料页、曾办理过延期加注的延期页）。中国公民还需提供绿卡，I-20，H1B等移民文件和/或美国签证，I94的复印件。外籍人士，认证文件涉及中文名字的，还需要提供原中国护照资料页复印件，以及改名文件复印件（如果更改姓名），以证明原中文名与现英文名为同一人。

3、经州务卿认证的文书原件及复印件。

须全文复印!
注意：这里的“原件”指的是州务卿办公室寄回来的，钉在一起的那份文件。
复印时请不要拆开再重新装订！否者文件失效。
多份文件内容相同时，不能只从一份原件复印多份，因为每一份文件上的签名可能不同。否者引起的延误本社不负责任。

4、辅助材料：根据您认证的文件类别以及具体内容会需要不同的材料。所有辅助材料都只需要提供复印件即可。

认证公司文件还须提供：
1). 公司的注册证书（Articles Of Incorporation）复印件（目前多份认证只需要附上一份复印件即可）。
2). 若申请人名字没有出现在Articles Of Incorporation及认证文件上，需请公司负责人另外写一封信，说明申请人有权代为办理认证（e.g. To whom it may concern: xxx is the vice president of yyy company and is authorized to apply for authentication on behalf of the company.）
办理儿童出生证认证：
目前要求申请人为儿童本人，父母代为签字（签父母名字，同时提供父母双方的护照复印件；中国公民还请提供绿卡，I-20，H1B等复印件）。
委托书认证：
提供与委托事项相关的权利证明的复印件（如存折、股票开户凭证等）；涉及房产转让的，应提交房产证复印件；涉及夫妻共同财产的，一般由夫妻共同委托，在同一份委托书上签字；已婚者不管财产是否夫妻共有，均应提交结婚证及夫妻另一方的护照与绿卡，I-20等文书的复印件；如果财产只属于夫妻一方所有，另外一方还要提供一简要申明（“。。。我声明xxx财产只属于yyy所有，我对于yyy如何处理没有任何意见。。。以上声明如有不实之处，愿负法律责任。。。”然后在公证员面前签字即可。注意：这个申明需要公证）。
寄养委托书认证：
提供亲属关系证明等（证明父母和子女关系，如儿童出生证）的复印件。
离婚诉讼委托书认证：
提供结婚证复印件。
声明书认证：（如放弃继承权声明书）
提供与声明事项有关的权利证明等（复印件）。办理放弃继承权声明书认证的，应提交被继承人死亡证明和申请人与被继承人亲属关系证明（比如出生证），以及所放弃房产或财产证明。
结婚证认证：
提供夫妻双方护照复印件。中国公民还请提供绿卡，I20，H1B等复印件。

5、一品签证服务社订单确认页（见本页下面如何申请领事认证：详细步骤）。

六、如何申请领事认证：详细步骤

下载并填写公证认证申请表(G1), 按《提交文件》部分准备申请材料。G1表格可以用笔填写，不要求打字。
网上填写一品签证服务社订单, 打印两份订单确认页。 订单确认页上有您的订单号，我们的邮寄地址，付款信息等。
将公证认证申请表, 经州务卿认证的文书原件及复印件，申请人护照复印件，以及其它辅助材料, 连同一份一品服务社订单确认页邮寄给我们。另留一份订单备查。
请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统，方便我们跟踪您的邮件，若有异常可以及时发现。
我们收到您的材料后立即送领事馆签证，取件后立即寄回给您。
在此期间我们会及时将进展Email给您。您也可以随时上网查看进展，询问或补充信息。在整个申请期间，本社至少会发3个Email给您（收件后，递交领馆后，以及取件寄回给您后）。Email一般会在傍晚发出，请耐心等待。收件当日及次日（递交领馆日）请保持电话畅通，以方便我们在需要时与您联系。

注：因遗嘱、继承、赠与、房产及商业性公证涉及重大经济利益，要求严格、手续繁多，自2006年12月1日起领事馆不办理“当日证”。
遗产继承，财产赠与，个人房屋转让和买卖，买房的委托书等从2010年4月起归为民事类，$20。

七、问题解答

问：领事认证只是证明签名和印章属实，为什么需要提供那么多辅助材料？许多文件在我看来完全没有必要!

答：对不起，我们的职责只是帮您办理好认证，对需要提供的文件材料没有决定权。领馆的要求也不时有变化，我们会及时在网上公布。请您按当前的要求准备好申请材料，以免延误。

问：为什么州务卿办公室寄回来的认证文件拆开后重新装订好也算失效？

答：简单的说，拆开了就有可能造假。可能对您的情况来说，造假不造假都不会对谁造成危害。但是，法律的精神就是“一刀切”，不考虑个案。

问：你们能够代办其它领馆辖区的认证吗？

答：不能够。由于每个州的州务卿的签字与印章只在一个领馆备案，这个州所出的所有文件都只能在备案的那个中国领事馆认证。本社位于休斯顿，在其它地区没有办公室，因此只能够代办休斯顿领馆辖区的认证。

需要强调的是，决定领馆的时候，看的是文件是那个州出的，而不是您现在的住处。比如您现住加州，要办德州的出生证认证，需要在休斯顿领馆办理而不是在洛杉矶领馆办理。

Disclaimer: All information provided on this web site, through email communications, or over the phone, are for reference only and do not constitute legal advice. We shall not be held responsible if loss or damage occurs. For document authentications, we strongly suggest that customers seek legal advice from lawyers.

领事认证是法律性非常强的事情，本社只能从领馆认证的角度提供有关程序上的信息，而不能提供法律方面的帮助。我们不保证所提供的信息一定正确。如果我们提供的信息（包括通过电子邮件与电话提供的信息）给您带来损失，本社不负任何责任。您如果有需要，请咨询相关律师事务所。

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公证与认证的区别（简介）
办理公证程序
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签证基本信息及要求
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房产委托要房产证复印件。委托代办房产证要购房合同复印件，但委托购房不需要。

公证一定要本人亲自到领事馆办理，当面签字。

认证一定要说明使用目的，不是所有的认证领馆都办理。

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