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在中国开办公司等商务文件的领事认证

2016年7月23日修订

本页主要介绍关于在中国开办公司需要文件的认证。在其它商务活动中,比如商务纠纷,诉讼,质检报告与索赔,商务委托等,也会有文件需要领事认证。这些文件的的认证程序,费用,需要提供的文件材料等,与开办公司所需文件的领事认证是一样的,所以也请参照本页办理。如何起草商务委托书,声明书等,请参照相应的网页(商务委托书,声明书的格式与普通个人民事委托书,声明书是一样的,认证程序也是一样的,只是需要提供的材料不一样)。

一、需要认证哪些文件

在中国从事商务活动,比如开办公司,一般要提供以下2-3样文件:

  1. 公司注册文件 Articles of Incorporation
  2. 公司运营证明文件。这个文件在不同州有不同的叫法,通俗的叫法是Goodstanding,有的州叫Certificate of Facts,Certificate of Status。
  3. 银行证明 Bank letter

请一定先搞清楚中方有关部门需要什么文件,每个文件要多少份。我们常见到先办一两个文件然后又来补办其它文件的。

二、如何获取有关文件

  1. 公司注册文件 Articles of Incorporation: 一般在州务卿Secretary of State里面的Corporate Division办理。建议委托本社代为申请。
  2. 公司运营证明文件Goodstanding或Account Status:每个州不一样。多数州是在州务卿Secretary of State里面的Corporate Division办理。建议委托本社代为申请。
  3. 银行证明 Bank letter:提供公司银行账户的基本信息,如户头,开户日期,存款状况等信息。该证明由银行主管在公证员面前签字,然后拿到州务卿认证。这个需要您自己去银行办理。
  4. 美国各州州务卿办公室联系方式(休斯顿领馆与华盛顿DC中国大使馆辖区)

三、办理商务文件认证的基本程序

商务文件认证的基本手续如下:

1. 取得原始文件。

1a. County认证(绝大多数州不需要这一步)

  • 极少数州(Alabama, Georgia, Maryland, Tennessee)需要这一步;
  • 只有银行证明Bank letter以及委托书声明书等经过公证的文件需要这一步;政府部门出具的Articles of incorporation等文件不需要这一步。

2. 州务卿认证

3. 【仅限于华盛顿DC大使馆辖区】美国国务院认证

  • 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证,需要办理美国国务院认证。
  • 其它领馆辖区州的文件,比如休斯顿领馆辖区州,不需要这一步

4. 中国驻美领事馆认证

  • 领事认证需要严格按领馆辖区范围办理,因为每个州的州务卿签字与印章只在一个领馆备案。

四、通过本社代理申请商务文件领事认证的详细步骤

本社通常代办休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX,PR)及华盛顿DC中国大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY)的文件的领事认证。其它州的文件如果需要本社代办,可以在州务卿认证后,加办美国国务院认证,然后到DC大使馆认证。

  1. 请在网上填写《一品签证服务社订单》
  2. 打印订单确认页。 订单确认页上有您的订单号,我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
  3. 将下面《申请商务文件领事认证需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
  4. 寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。
  5. 我们收到您的申请材料后,将检查材料是否齐全,符合领馆要求,然后送交领事馆,取件后立即邮寄回给您。

五、通过本社代理申请商务文件领事认证需要的时间与费用

1. 领事认证领馆(大使馆)的处理时间为4个工作日,领事费(商务文件)$50;本社服务费$39.96(超过2份文件另有优惠)。

2. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等,本社服务费也是$39.96,外加来回邮寄费。

3. 美国国务院认证(休斯顿领馆辖区不需要这一步)时间4天,费用$8,本社服务费$39.96。

公司注册文件(Articles of Incorporation)与公司运营证明文件(Goodstanding,Certificate of Facts或Certificate of Status)比较特殊,每个州有不同的要求。建议客户委托本社代为办理(获取)。这一步的政府(州务卿)收费不等($10-50),本社服务费是,与州务卿认证一起办理为每份$20(超过两份总共只收$50),但如果单独办理(即不同时办理州务卿认证)为每份$39.96。

六、申请商务文件认证需要提供的文件材料

  1. 一品签证服务社订单确认页。
  2. 《公证认证申请表》一份,由申请人填写并签名。
    • 申请人(代理人)为经手办理认证申请的人,不一定非要(但最好是)与认证文件有直接关系。比如办理公司文件认证,经办人(如秘书)可以当申请人,但最好是公司CEO,VP,经理当申请人。
  3. 申请人护照照片页复印件。
  4. 【非美国公民申请人,目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件(如绿卡,I-20,或者H1B等)的复印件。
  5. 公司注册证书(Articles of Incorporation)的复印件(即使认证的文件包含Articles of Incorporation,也还需要额外提供一份Articles of Incorporation复印件)。
  6. 认证文件“原件”。
  7. 认证文件“原件”的逐页复印件。
    • 如果您自己已经办好州务卿认证,复印件也需包括州务卿认证页。
    • 注意复印时候不要拆开订书钉,否者文件失效。
    • 多份文件内容相同时,不能只从一份原件复印多份,因为每一份文件上的签名可能不同。否者引起的延误本社不负责任。
    • 如果不提供复印件,本社将收取$1/page的复印费(最少$10)。
  8. 若申请人(代理人)名字没有出现在Articles of Incorporation及认证文件上,需请公司负责人(president, VP, manager)另外写一封信,说明申请人有权代为办理认证(e.g. To whom it may concern: xxx is the vice president of yyy company and is authorized to apply for authentication on behalf of the company.)这封信不必公证,扫描件也可以。

2012年12月15日初版
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