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如何办理复印件与原件相符合的领事认证

2017年8月30日修订

一、什么是true copy?

复印件与原件相符合的公证,英文叫原件的True copy(有时候也叫certified copy),是为了证明复印件未经篡改,是与原件一模一样的,而且是完整的。

绝大多数州不允许公证员公证出生证,结婚证,法院文件等官方记录(recordable documents)的复印件,但护照绿卡驾照虽然是官方发放的,但不属于官方记录,因此可以公证复印件。至于公司文件,病历,银行账单什么的,都可以做复印件公证。

二、如何办理复印件与原件相符合的公证

一般来说,在复印件上写上"true copy"的字样并由公证员签字盖章不能满足州务卿认证与领馆认证的要求。对于复印件与原件相符合的公证,每个州都有相应的法律规定,一般都有特别的公证词,许多州甚至要求公证员亲自复印。

Arkansas州

State of Arkansas
County of ____________


I, ______[Name of Notary]_______, certify this is a true and perfect copy of the original document _______[insert type of document]______ presented to me on this ______ day of _________, 20___.


Notary's Signature _____________
My commission expires: ___________
                                                                [Seal of Office]

Oklahoma州

State of Oklahoma
County of ____________

I certify that this is a true and correct copy of a document in the possession of _____________________

Dated _________________

(Signature of notarial officer)
(Seal, if any)

Title (and Rank)
(My commission expires: )
(My commission # )

Texas州

CERTIFIED COPY OF A NON-RECORDABLE DOCUMENT
STATUTORY CERTIFICATE FOR CERTIFYING A COPY IN TX ONLY

State of Texas
County of _______________

On this __________ day of __________, ___(year)___, I certify that the preceding or attached document, and the duplicate retained by me as a notarial record, are true, exact, complete, and unaltered photocopies made by me of _____(description of document)_______, presented to me by the document's custodian, _______________, and that, to the best of my knowledge, the photocopied document is neither a public record nor a publicly recordable document, certified copies of which are available from an official source other than a notary.

______________________
Notary Public's Signature

(Personalized Seal)

Florida州

STATE OF FLORIDA
COUNTY OF __________

On this _____ day of __________, ___(year)____ , I attest that the preceding or attached document is a true, exact, complete, and unaltered photocopy made by me of ______(description of document)______ presented to me by the document's custodian, ____________________, and, to the best of my knowledge, that the photocopied document is neither a vital record nor a public record, certified copies of which are available from an official source other than a notary public.

(Official Notary Signature and Notary Seal)

(Name of Notary Typed, Printed or Stamped)

Wyoming州

FOR ATTESTATION OF A COPY OF A DOCUMENT

State of Wyoming
County of __________

I certify that this is a true and correct copy of a document entitled ________________________ (Title of document) in the possession of ________________________ (Name(s) or Person(s)).

Dated _______________________

(Seal)

Signature of Notarial Officer __________________________

Title (Notary Public or Rank if military officer) ____________________________

My commission expires: ________________

Connecticut州

按照Connecticut州法律,公证员不能做"certified copy"或"true copy"。州务卿办公室推荐以下方法:

文件持有者自己准备一个复印件,然后声明复印件与原件相符合。公证员公证声明人的签名。

三、办理复印件与原件相符合的领事认证的基本程序

authentication procedure: notarized documents
图1 公证文件的认证程序。请看下面的详细说明。

1. 找公证员,办理好复印件与原件相符合(true copy)的公证。

  • 这一步需要您自己去办理。
  • 有些银行的公证员不办理护照绿卡的true copy,多找一下,许多UPS店提供收费的公证服务。
  • 公证好的复印件连同公证员的公证页(如果是单独一页)合起来就是新的用于办理认证的“原件”

1a. County clerk认证(绝大多数州不需要这一步)

  • 部分州(Alabama, Georgia, Kentucky, Tennessee, Maryland)要求申办州务卿认证之前,先向COUNTY CLERK申请认证。而且一般只限于公证员公证过的文件。
  • 这一步也需要您自己去办理。

2. 州务卿认证

  • 鉴于客户要求,我们于2012年9月开始代办州务卿认证这一步。
  • 这一步您也可以自己去办理。当然我们欢迎您通过我们代办。

3. 【仅限于华盛顿DC大使馆辖区】美国国务院认证

  • 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证,需要办理美国国务院认证。
  • 其它领馆辖区州的文件,比如休斯顿领馆辖区州,不需要这一步。

4. 中国驻美领事馆认证

  • 领事认证需要严格按领馆辖区范围办理,因为每个州的州务卿签字与印章只在一个领馆备案。

四、通过本社代理领事认证的详细步骤

本社通常代办休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX,PR)及华盛顿DC中国大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY)的文件的领事认证,州务卿认证与国务院认证。其它州的文件如果需要本社代办,需要加办美国国务院认证,然后到DC大使馆认证。

  1. 请在网上填写《一品签证服务社订单》
  2. 打印订单确认页。 订单确认页上有您的订单号,我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
  3. 将下面《需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
  4. 寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。
  5. 我们收到您的申请材料后,将检查材料是否齐全,符合领馆要求,然后送交领事馆,取件后立即邮寄回给您。

五、时间与费用

1. 领事认证领馆(大使馆)的处理时间为4个工作日,领事费为$25;

2. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等; 州务卿办公室来回邮寄费取决于您选择的邮寄方式。

3. 美国国务院认证(休斯顿领馆辖区不需要这一步)时间4天,国务院费用$8。

4. 本社服务费为每份文件每一步$56.96(超过2份文件另有优惠)。 加急办理另收加急费用。

商务文件 份数 领事费 服务费 处理时间
领事认证 25 44.96 4个工作日
州务卿认证 2-25 44.96 10-15天
国务院认证 8 44.96 4个工作日
费用小结(不含邮寄费)
请注意:
    1. 领馆不时会有延误。若时间紧,请务必查看《主页》上有关领馆处理时间的最新信息。
    2. 以上费用计算仅供参考,且不包含州务卿来回邮寄费用及寄回文件给您的费用(每件次$8-32)。 实际费用以《当前收费标准》或订单确认页为准。
    3. 州务卿与国务院一般不提供加急服务。

六、需要提供的文件材料

  1. 一品签证服务社订单确认页。
  2. 《公证认证申请表》一份,申请人填写并签名。
  3. 申请人护照复印件(只需要照片资料页)。
  4. 【非美国公民申请人,目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件(如绿卡,I-20,或者H1B等)的复印件。
  5. 【中国公民申请人,目前在中国的】请提供一份签字的简短说明,如我们于某年某月回国,目前居住何处,现在办学位证成绩单认证是因为yy原因。
  6. 要认证的文件“原件”。
  7. 要认证的文件每一页的复印件。如果已经办好州务卿认证,复印件也需包括州务卿认证页。注意复印时候不要拆开订书钉,否者文件失效。

2008年3月15日英文版初版,2017年八月二十九日中文版初版
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