办理领事认证的常见错误

由于近年来领馆对认证文件的审查越来越严格，特此将原领事认证主页的《办理领事认证时常犯的错误》一节单独作为一页，希望引起大家注意，同时方便手机阅览。

目前领馆特别关注以下几个方面：

• 有无公证词（Acknowledgements）。
• 装订（订书钉）是否拆开过。
• 认证文件之中是否有中国国内相关部门出具的材料（如房产证、身份证，出生证等）。
• 文件是否有涂改的痕迹。
• 公证或第一级认证超过6个月。

没有公证词的，装订（订书钉）拆开过的，以及认证文件中含国内材料复印件的几乎100%退件。所以不要有侥幸心理！

一、办理领事认证时常犯的错误

这是中国驻洛杉矶总领事馆证件组总结的，2012年11月29日发布。本社结合休斯顿领馆与华盛顿DC中国大使馆的情况略加修改。

前言：领事认证具有一定法律性。申请人在准备认证文书时稍有不慎，就容易做出不合格的文书，导致文件被拒收。为帮助申请人撰写合格文书，现将认证被拒收的常见原因列举如下，希望能帮助申请人有效规避错误，提高办事效率。

一、《委托书》、《声明书》等固定格式文书被拒收原因

文书要素不全 《委托书》、《声明书》一般都有固定格式。以《委托书》为例，《委托书》应包含以下基本要素：委托人及受托人基本情况，委托原因、委托事项、委托权限、委托期限、受托人可否转委托。必须特别指出，委托期限不宜过长，一般不超过5年。从2018年起，领馆要求有明确的委托截止日期，不再接受“委托期限：到上述委托事宜办妥为止”的表述。

如果您准备的文书缺少以上要素，就会被拒收。建议您在准备文书之前，先通过国内亲属向主要办事部门索要样本，并问清楚共需要几份，一次办完，以免下次再浪费时间精力，因为每一次办证都将被视为全新案子，需重新提供材料。

二、文书有明显错字、书写潦草或私自涂改，导致拒收

为保证文书真实性，维护认证严肃性，我们拒收有明显错字、书写潦草或私自涂改的文书。

建议您计算机打印文书，勿手写，写完后多检查几遍，但是签字部分必须本人亲自手写。

三、没有公证词或公证词选用不当，导致拒收

有些申请人提供的文书只有美国公证员盖章签字，没有公证词（Acknowledgements），有些文书公证词选用不当，导致文件被拒收。

小知识：加州最常用的公证词格式分CALIFORNIA ALL-PURPOSE ACKNOWLEDGMENT 和JURAT两种。此外，有些公证员对公证词有更细的分类，如翻译件与原件相符的公证（译员在公证员面前签字）、复印件与原件相符的公证等（请写清楚复印件内容和页数，如公司章程2页、结婚纸1页等）。

建议您做公证前，先向公证员解释清楚文书在华使用目的，以方便公证员出具合适的公证词。

提示：本社委托书，声明书等页面提供的样板中有公证词（Acknowledgements）。

四、无法体现文书完整性，导致拒收

按规定，当文书超过两页时（如公证词为单独一页，请不要将该页计算在内），需盖骑缝章、打钢印或火漆加封以体现文书完整性。没有这些标记，文件可能被拒收。 （注：休斯顿领馆与华盛顿DC中国大使馆都没有要求骑缝章，火漆加封）

请注意：复印时绝对不可以拆开订书钉再重新装订！

五、文件内容混杂，导致拒收

有些人为图省事，将多份不同类型的文件混在一起认证。比如《委托书》中套《声明书》，或在《委托书》后面附上美国政府部门出具的护照、绿卡、驾照、中国国内出具的房产证、护照、身份证等各种证件复印件，有时多达十几页。这种情况一般不被允许。国内主管部门已明确要求当事人将文件分开办理认证。

在这种情况下，正确做法是：《委托书》单独做一份认证，声明书单独做一份认证。国外出具的身份证件（如美国护照）单独做一份认证，用于身份证明。国内各部门出具的材料(如房产证、身份证，出生证等），按规定领事馆不能够认证。

衷心希望每位申请人都能在领馆顺利办好认证！

六、公证或第一级认证超过6个月

办理公证或第一级政府认证后，请及时办理领事认证。如果公证日期或第一级政府认证日期到递交领馆日期超过6个月，领馆一般不予认证。另外，当更换州务卿超过一段时间后后，前一任州务卿的签字认证的文件领馆也不再认证。