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办理出生证的领事认证

2017年3月11日修订

在国内办理儿童签证延期,寄养等手续时,国内公安局常要求“出生证公证”。这个“出生证公证”,其实是指“出生证认证”,也就是本页要讲的“出生证的领事认证”内容。

据未经证实消息,从2012年起,在中国办理儿童的签证延期,居留许可,户口,入学等,均需要经过在国外中国领事馆认证过的出生证。儿童父母身份证明文件也可能需要经过领事认证。

【2016年10月2日起】华盛顿DC大使馆要求出生证认证申请人是儿童本人。

一、办理出生证认证的基本程序

出生证的领事认证很大一部分是儿童出生证认证。由于越来越多的父母选择将儿女交由国内父母代为抚养,办理寄养儿童的签证延期,出境卡,居留许可,入学等手续都需要儿童的出身证。目前越来越多的城市都要求经过领馆认证的出生证原件(国内常说的“大使馆公证”或“领事馆公证”,但其实是指“认证”),一些城市还要求出生证的翻译件。

出生证认证的基本手续如下:

1. 从相关政府机构办理(“购买”)出生证。

  • 这一步必须您自己办 -- 由于牵涉到私人信息,相关政府机构一般要求当事人本人去申请。
  • 出生证可以在county或州一级办理。但个别州county一级签发的出生证州务卿不予认证,所以最好从州卫生统计部门Department of Health, Division of Vital Statistics (或Vital Records)办理。可以打电话,写信,或者网上直接申请。

2. 州务卿认证

  • 鉴于客户要求,我们于2012年9月开始代办州务卿认证这一步。
  • 这一步您也可以自己去办理。当然我们欢迎您通过我们代办。
  • 州务卿一般只认证“近期”签发的出生证。这个“近期”各州规定不一样,但多数州是5年之内。
    • Virginia州要求是一年以内签发的。
    • Alabama要求是现任state registrar签发的。
    • Florida与Maryland要求是现任state registrar签发的,但换届头两年内前一任state registrar签发的也可以。
    • Georgia州情况非常复杂,county签发的出生证普通人看起来与州一级签发的没有什么不同,但county签发的州务卿有些接受有些不接受。所以推荐直接从州卫生统计部门办理。

3. 【仅限于华盛顿DC大使馆辖区】美国国务院认证

  • 如果文件最后送到华盛顿DC中国大使馆认证,需要办理美国国务院认证。
  • 其它领馆辖区州的文件,比如休斯顿领馆辖区州,不需要这一步

4. 中国驻美领事馆认证

  • 领事认证需要严格按领馆辖区范围办理,因为每个州的州务卿签字与印章只在一个领馆备案。
  • 决定在哪个领馆申请认证时,应该看出生证是哪个州签发的(即在哪里出生的),而不是您现在的居住地。

特别提醒:政府文件,如法庭判决、出生证、结婚证等,无须经过公证员公证即可直接送州务卿办公室认证。

二、通过本社代理申请出生证领事认证的详细步骤

本社通常代办休斯顿领馆辖区州(AL, AR, FL, GA, LA, MS, OK, TX,PR)及华盛顿DC中国大使馆辖区州(DC, DE, ID, KY, MD, MT, NC, ND, NE, SC, SD, TN, UT, VA, WV, WY)的文件的领事认证。其它州的文件如果需要本社代办,可以在州务卿认证后,加办美国国务院认证,然后到DC大使馆认证。

  1. 请在网上填写《一品签证服务社订单》
  2. 打印订单确认页。 订单确认页上有您的订单号,我们的邮寄地址,付款信息(含信用卡付款)等。
  3. 将下面《申请出生证领事认证需要提供的文件材料》栏所列的申请材料邮寄给我们。
  4. 寄出申请后,请将您的文件邮寄信息输入我们的计算机系统,这样我们可以通过计算机系统一键点击跟踪您的邮件,若有异常可以及时发现。
  5. 我们收到您的申请材料后,将检查材料是否齐全,符合领馆要求,然后送交领事馆,取件后立即邮寄回给您。

三、通过本社代理申请出生证领事认证需要的时间与费用

1. 领事认证领馆(大使馆)的处理时间为4个工作日,领事费$25;本社服务费$39.96(超过2份文件另有优惠)。

2. 州务卿认证时间不定(取决于州务卿办公室与邮寄方式),但一般10-15天。 州务卿费用$5-20不等,本社服务费也是$39.96,外加来回邮寄费。

3. 美国国务院认证(休斯顿领馆辖区不需要这一步)时间4天,费用$8,本社服务费$39.96。

四、申请出生证认证需要提供的文件材料

  1. 一品签证服务社订单确认页。
  2. 填好并签名的《公证认证申请表》一份。
    • 【休斯顿领馆】由儿童父母任何一方作为“申请人”(如果满18岁则由本人作为申请人)填写并签名。
    • 【华盛顿DC大使馆】由出生证上面的人(儿童)作为“申请人”填写并签名。如果申请人不满18岁,除填写儿童(作为申请人)的信息以外,还需要由父母任何一方作为“代理人”,填写申请表上第一栏下部代理人信息并签名。
  3. 身份证件的复印件
    • 【休斯顿领馆】申请人(一般是父母一方)护照复印件(只需要姓名照片页)。
    • 【华盛顿DC大使馆】儿童及父母双方的护照复印件(只需要姓名照片页)。(关于儿童证件问题见下面问答部分)
    • 【非美国公民申请人/父母,目前在美国的】提供目前在美国合法居留身份的文件(如绿卡,I-20,或者H1B等)的复印件。
    • 【中国公民申请人/父母,目前在中国的】请提供一份签字的简短说明,如我们于某年某月回国,目前居住何处,现在办出生证认证是因为yy原因。
  4. 认证文件(出生证)“原件”。如果您自己已经办好州务卿认证,“原件”则包括州务卿认证页。
  5. 认证文件(出生证)复印件。如果您自己已经办好州务卿认证,复印件也需包括州务卿认证页。注意复印时候不要拆开订书钉,否者文件失效。

五、 Consular Report of Birth Abroad(海外出生领事报告)的认证程序

“海外出生领事报告”是签发给在美国以外出生的儿童的美国国籍证明,代替出生证。它的认证程序与普通出生证不一样,请见Consular Report of Birth Abroad的领事认证(英文版)。

六、在中国办理儿童签证延期及居留许可所需要的文件

根据武汉市公安局出入境管理处的要求(见《华裔儿童签证旅行证》附录),办理儿童签证旅行证延期及居留许可有以下文件需要领事认证:

  1. 儿童出生证
  2. 儿童寄养委托书
  3. 父母美国护照(或中国护照加境外居留文件,如绿卡)复印件

关于第二项的认证,另有专页介绍(儿童寄养委托书的领事认证)。护照及居留文件复印件的认证,可以按照true copy/certified copy来做,然后通过州务卿认证及领馆认证。

特别提醒的是,国内各个地方要求不同,请务必先搞清楚当地的要求

另外,公安局要求以上文件如果不是中文,还需要提供“加盖翻译公司印章”的中文翻译件。如果这样,可能在国内翻译更省事。如果选择在美国翻译,还是需要走“公证员,州务卿,领馆”三步。

七、问题解答

问: 我目前居住在中国,需要办理出生证认证,你们能够代理吗?

答: 可以。如果儿童在休斯顿领事馆辖区州出生,我们可以同时代理州务卿认证及休斯顿领馆的领事认证。 如果儿童在DC大使馆辖区州或者其它领馆辖区州内出生,我们可以同时代理州务卿认证,美国国务院认证,以及大使馆的领事认证。

有关问题请参照《代理目前居住在中国的出生证结婚证等文件认证》

问: 我可以把出生证扫描后通过email发给一品办理认证吗?

答: 不可以,办理出生证认证必须要原件。

问: 我把出生证原件寄给一品,办理认证后原件会还给我吗?

答: 当然。州务卿认证是在原件上另外附一个认证页,领馆认证是在州务卿认证页的背面。认证页与原件不可分割。装订拆开就失效了。

问: 领馆办好的出生证有中文翻译吗?

答: 没有。领馆不负责翻译。美国各级政府部门与领馆认证的原则是:只证明文件的真实性,不改变原文件,即不添加或减少原文件上的任何信息。

问: 国内要求出生证的翻译件,我可以自己翻译吗?

答: 当然可以。不过您首先要问清楚翻译件需不需要公证(各地要求不一样)。如果要公证(认证),您可以选择在国内做,或者在美国做。如果在美国做,可以找翻译公司,也可以找朋友翻译,然后公证认证。另外,各地相关部门也可能会有指定的翻译机构(在美国,有些文件也需要指定的公司翻译),如果是那样,就必须在国内做。

问: 【华盛顿DC大使馆】儿童可以提供旅行证复印件取代美国护照复印件吗?

答: 可以。

问: 【华盛顿DC大使馆】认证申请表上儿童国籍填什么?

答: 提供美国护照复印件就填美国,提供旅行证复印件就填中国。

问: 【华盛顿DC大使馆】提供美国护照复印件会不会影响国内上户口?

答: 您多虑了。发给小孩旅行证而不是中国护照就是因为知道小孩有美国国籍。几年前办旅行证都还需要提供美国护照原件的。

问: 【华盛顿DC大使馆】护照及旅行证都还在办理中,可以申请认证吗?

答: 可以在证件号码处填写“申请中”,有成功的例子,但不保证结果。


2008年3月15日初版
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